Защита данных

Совет графства Килкенни — Уведомление о конфиденциальности в рамках программы Housing Supports

В целях предоставления наиболее эффективного и целенаправленного спектра услуг социального жилья для удовлетворения потребностей граждан округа Килкенни нам потребуется собирать, обрабатывать и использовать определенные виды информации о людях, подающих заявки на получение социального жилья. В зависимости от запрашиваемой услуги социального жилья запрашиваемая информация может включать «личные данные» в соответствии с определением Законов о защите данных и Общего регламента по защите данных (GDPR) и может относиться к личным обстоятельствам вас (как заявителя) и членов членов вашей семьи, которые также могут быть частью вашего заявления на получение жилья.

Почему у нас есть это уведомление о конфиденциальности?
Совет округа Килкенни подготовил это заявление о конфиденциальности, чтобы продемонстрировать нашу твердую приверженность конфиденциальности и заверить вас, что во всех ваших отношениях с Советом округа Килкенни мы обеспечим безопасность личных данных, которые вы нам предоставляете.
Совет графства Килкенни ежедневно создает, собирает и обрабатывает огромное количество персональных данных в различных форматах. Обязательства Совета графства Килкенни перед вами заключаются в том, что личные данные, которые вам может потребоваться предоставить нам:

Получено законным, справедливым и прозрачным образом
Получено только для указанных, явных и законных целей
Адекватный, актуальный и ограниченный тем, что необходимо для цели, для которой он был получен
Записывается, хранится точно и надежно и, при необходимости, обновляется
Хранится только до тех пор, пока это необходимо для целей, для которых оно было получено.
Хранится в форме, которая позволяет идентифицировать субъекта данных
Обрабатываются только таким образом, который обеспечивает надлежащую безопасность персональных данных, включая защиту от несанкционированной или незаконной обработки.

Правовая основа для сбора, обработки и передачи персональных данных в рамках предоставления социального жилья
Совет графства Килкенни в качестве жилищного органа может в целях выполнения своих функций в соответствии с Законами о жилищном строительстве 1966–2014 гг. запрашивать всю информацию, содержащуюся в любой форме заявки на жилищную поддержку, которая была разработана Департаментом жилищного строительства, планирования и местного самоуправления для используется всеми местными органами власти и Советом графства Килкенни.

Требуемые типы персональных данных
Прежде чем заполнять форму заявления на получение жилищной помощи, вам следует внимательно прочитать информационный буклет, который прилагается к форме. Вы должны позаботиться о том, чтобы полностью ответить на все вопросы, если они имеют отношение к вам, и предоставить необходимую подтверждающую документацию. Непредоставление подробного ответа на вопросы, относящиеся к вам, или предоставление необходимой подтверждающей документации может привести к тому, что ваша заявка будет считаться неполной, и рассмотрение заявки задержится. Вам также необходимо будет предоставить информацию о номерах PPS для всех членов вашей семьи, включенных в форму заявки.
Все заявители должны предоставить информацию о следующих категориях данных (где они применимы):

Личные данные заявителя и любого супруга или партнера
Информация о гражданстве заявителя и любого супруга или партнера
Семейные данные заявителя и любого супруга или партнера
Сведения о занятости заявителя и любого супруга или партнера
Информация о еженедельном доходе заявителя и любого супруга или партнера
Подробная информация о любых других членах семьи, ищущих жилье (включая детей)
Подробная информация о любых медицинских основаниях или причинах инвалидности, которые могут иметь отношение к заявке.
Подробная информация о текущих и прошлых условиях размещения заявителя
Подробная информация о любой другой собственности или земле, в которой заявители имеют финансовый интерес
Подробная информация о любых нарушениях общественного порядка, за которые заявитель или любой член семьи был осужден.
Подробная информация о запрашиваемых жилищных субсидиях
Список районов в пределах графства Килкенни, где заявитель может принять социальное жилье.

Например, копию формы заявления на получение социального жилья и прилагаемую информационную брошюру можно получить по следующей ссылке:

Как ваши личные данные будут использоваться/обрабатываться Жилищным отделом Совета графства Килкенни

Номера телефонов и адреса электронной почты
При обращении к нам мы можем попросить вас указать контактный номер мобильного телефона (или адрес электронной почты). Если мы это сделаем, мы можем использовать этот номер, чтобы связаться с вами по тексту (или электронной почте), а также по телефону. Мы свяжемся с вами только по вопросам, которые касаются вашего заявления на какую-либо жилищную помощь, например, о выплатах или для информирования вас о встречах, связанных с вашим заявлением на жилье/арендой. Никакие тексты (или электронные письма) не будут содержать какой-либо информации, которая может быть использована для вашей идентификации, т. е. вашего имени, так что, если ваш телефон будет утерян/украден, сообщения можно будет сопоставить только с мобильным телефоном, на который был отправлен текст.

Электронное хранение и обработка ваших данных
Объем клиентов, которых обслуживает Совет, и спектр жилищных услуг, которые мы предоставляем, требуют ИТ-системы для управления приложениями клиентов. Данные из этих приложений добавляются в ИТ-систему iHouse (iHouse), а печатные копии приложений и связанная с ними документация сканируются в систему управления документами (iDocs). Информация, запрашиваемая в формах и хранящаяся в этих системах, имеет отношение к оценке вашего права на получение соответствующей жилищной услуги, будь то заявление на получение социального жилья, заявление на субсидию, жилищный кредит или другие услуги и поддержку. Доступ к данным контролируется и ограничивается соответствующим персоналом, участвующим в оценке и обработке различных услуг, с использованием других мер безопасности, таких как пароли.
Если вы решите прекратить подачу заявления или вас исключили из списка жилья, мы будем хранить историю ваших заявлений в электронном виде, чтобы мы могли более эффективно взаимодействовать с вами. Жилищный департамент реализует Национальную политику удержания. Это относится ко всем бумажным документам.

Обмен вашими личными данными
Данные, которые вы предоставляете Совету графства Килкенни в рамках вашего заявления на получение социального жилья, будут использоваться Советом графства Килкенни для определения того, имеете ли вы право на предоставление жилищной поддержки. Однако некоторые из ваших личных данных (см. список ниже) могут быть переданы другим отделам обслуживания в Совете графства Килкенни, чтобы вас не просили предоставлять одни и те же личные данные несколько раз, т.е.

Фамилия
Адрес и контактные данные
ППСН

Эти личные данные будут переданы в отделы обслуживания, такие как;
Финансовый отдел Корпоративные услуги
Взыскание долгов Вода и дороги
Экологические пожарные службы

Совет округа Килкенни также будет передавать ваши данные другим установленным законом органам/местным властям в целях предоставления вам жилищных услуг, обеспечения точности информации, защиты государственных средств, взыскания задолженности или предотвращения, выявления или расследования правонарушений и для статистических целей.

Если вы не хотите, чтобы личные данные, указанные выше, которые вы предоставили как часть вашего заявления на жилье, вы должны сообщить об этом в Департамент жилищного строительства Совета округа Килкенни в письменной форме, когда вы подаете свое заявление. Вы также можете сообщить другим вышеперечисленным отделам, что вы не хотите, чтобы ваша личная информация из заявки на жилье использовалась в вашей заявке на их услуги, и вы хотите предоставить новый полный набор личных данных. Если такой запрос будет получен, жилищный департамент может быть не в состоянии предоставить вам жилищную услугу.

Обращение в другие государственные органы для получения личной информации
Сотрудникам, занимающимся предоставлением социального жилья, время от времени может потребоваться для выполнения своих функций в качестве жилищного органа в соответствии с Законами о жилье 1966–2014 годов запрашивать и получать информацию от следующих органов:

Еще одно Жилищное управление,
Бюро криминальных активов,
Гарда Сиохана,
Департамент по вопросам занятости и социальной защиты,
ТУСЛА
Руководитель службы здравоохранения (HSE) и/или
Утвержденный жилищный орган

Политика хранения записей
Совет округа Килкенни принял Национальную политику хранения, в которой более подробно описывается период времени, в течение которого ваши личные данные будут храниться Советом округа Килкенни, и что произойдет с ними после истечения требуемого периода хранения.
Копия Политики хранения записей доступна по следующей ссылке:

Национальная политика удержания.pdf

Ваших прав
Вы имеете право запросить доступ к хранящимся о вас персональным данным, получить подтверждение существования данных, касающихся вас, узнать о содержании и источнике данных и проверить их точность. Кроме того, если данные, хранящиеся у нас, окажутся неточными, вы имеете право изменить, удалить, заблокировать или возразить против использования персональных данных, хранящихся в Совете округа Килкенни. В определенных обстоятельствах блокировка доступа к данным может привести к задержке или удалению доступа к услуге, если данные требуются по закону или для важных целей, связанных с предоставлением вам услуги. Обратите внимание, что для защиты вашей конфиденциальности мы предпринимаем шаги для подтверждения вашей личности перед предоставлением доступа к личным данным. Чтобы воспользоваться этими правами, вы должны предпринять следующие шаги,

Форма запроса на доступ к защите данных.docx

Право соответствия в Управление уполномоченного по защите данных
Если вы не удовлетворены результатом ответа, полученного от Совета графства КИЛКЕННИ на ваш запрос, вы имеете право подать жалобу Уполномоченному по защите данных, который может расследовать этот вопрос для вас.
Веб-сайт Комиссара по защите данных: www.dataprotection.ie, или вы можете связаться с его офисом по адресу:
Ло Номер телефона: 1890 252 231
Электронная почта: info@dataprotection.ie
Почтовый адрес: Комиссар по защите данных
Дом канала
Station Road
Портарлингтон, графство Лаойс. Р32 АП23.